En resumen: Planear unas vacaciones con amigos de la forma más relajada posible se puede hacer en nueve etapas a lo largo de unos doce meses: fecha y presupuesto, elegir una finca y solicitar información sin compromiso, pago inicial, vuelos y coche de alquiler, habitaciones y excursiones, pago del resto, comida y compras, última semana, llegada. Para viajar fuera de las vacaciones de verano, todo se puede hacer en menos tiempo.
El deseo es sencillo: sentarse un sábado de julio con todos en la piscina y no tener que organizar nada más. Para ello, antes hay que hacer varias cosas. Pero no todas a la vez.
Los viajes en grupo rara vez fracasan por una gran decisión. Fracasan por muchas pequeñas que nadie toma a tiempo. Un cronograma reduce la presión: cada etapa tiene su momento, y mientras se cumpla, nadie tiene que preocuparse por el resto.
¿Cómo planear unas vacaciones con amigos?
Contando atrás desde el día de llegada. Los plazos que aparecen a continuación se aplican a un grupo de unas diez personas en las vacaciones de verano, porque las casas grandes se reservan con mayor antelación. Para primavera y otoño, podéis agrupar las primeras etapas.
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| De 12 a 13 meses antes | Acordar fecha y presupuesto |
| inmediatamente después | Elegir una finca y solicitar información sin compromiso |
| tras la confirmación | Pago inicial del 30 % |
| De 6 a 10 meses antes | Vuelos y coche de alquiler |
| 3 meses antes | Repartir habitaciones, solicitar actividades conjuntas |
| 8 semanas antes | Pago del resto |
| De 4 a 2 semanas antes | Menú, compras, lista de equipaje |
| la última semana | Documentos de viaje, planificar la llegada |
| día de llegada | Llaves, recorrido, primera noche |
Etapas 1 y 2: Fecha, presupuesto y finca
Primero, dos semanas para elegir y un presupuesto por persona y noche con el que todos puedan vivir. Después, una persona selecciona como máximo cinco casas y el grupo vota con una fecha límite. Cómo hacerlo en tres días se explica en Diez personas, una finca.
Solicitad información sin compromiso sobre la opción favorita el mismo día. Nosotros confirmamos la fecha con la casa y, por lo general, tendréis nuestra oferta definitiva en una hora, como muy tarde en 24 horas. Podéis enviar el enlace de la solicitud al grupo y cada uno confirma con un clic si se apunta. Por qué el momento es tan importante se explica en ¿Cuándo reservar una finca para grupos?
Etapa 3: Confirmación y pago inicial
La reserva solo se confirma cuando aceptáis la oferta. En ese momento se debe abonar el 30 % del precio del alquiler. Recoged las aportaciones con antelación para que nadie tenga que adelantar dinero. Cómo hacerlo se explica en ¿Uno lo adelanta todo? Y decid de una vez qué ocurre si alguien desiste: Alguien se echa atrás.
Etapa 4: Vuelos y coche de alquiler
Una vez confirmada la casa, cada uno reserva su vuelo. En los grupos conviene elegir horarios de llegada similares, así se necesitan menos coches. Diez personas suelen necesitar dos, a veces tres coches de alquiler. Consejos al respecto en Alquiler de coches en Mallorca. Si vais al norte, encontraréis las rutas desde el aeropuerto en Del aeropuerto de Palma al norte.
Etapa 5: Habitaciones y actividades conjuntas
Tres meses antes hay tiempo suficiente para repartir las habitaciones sin prisas. Preguntad por el plan de habitaciones si no aparece en la descripción. Los métodos justos se explican en ¿Quién se queda la habitación con vistas al mar?
Ahora también es el momento adecuado para planificar una o dos actividades conjuntas: un paseo en barco, una velada con un chef privado, un curso de vela para los niños. Podéis solicitarlo al WOW CONCIERGE. Cómo elegir si no todos quieren lo mismo se explica en No todos quieren lo mismo.
Etapa 6: Pago del resto
El resto del precio del alquiler debe abonarse como muy tarde ocho semanas antes de la llegada. Fijad la fecha límite para vuestro grupo una semana antes. La fianza se gestiona por separado y se deposita al llegar.
Etapa 7: Comida, compras, lista de equipaje
De cuatro a dos semanas antes se vuelve práctico. ¿Quién cocina cada noche? ¿Qué debe haber en la nevera al llegar? ¿Quién trae el altavoz? Para ello hay tres artículos: el menú para la semana en la finca, la compra semanal para diez y la lista de equipaje compartida.
Etapas 8 y 9: última semana y llegada
Recibiréis vuestros documentos de viaje como muy tarde una semana antes de la llegada. En ellos se indica cuándo y cómo entrar en la casa. Acordad ahora quién llega primero y recibe las llaves. Pedid la compra en el WOW MART hasta un día antes de la llegada; así os esperará en la finca.
El día de llegada, las primeras dos horas son fundamentales: llaves, recorrido, habitaciones, nevera, primera comida. Cómo hacerlo sin caos se muestra en Llegar como en casa. Y si falta algo: en cada WOW FINCA hay un teléfono rojo con nuestro número, disponible las 24 horas.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación se debe planear unas vacaciones con amigos?
Para las vacaciones de verano con un grupo grande, lo antes posible, a menudo entre doce y trece meses antes, porque las casas grandes más bonitas se reservan rápidamente. Pero podéis hacer solicitudes con poca antelación; siempre merece la pena.
¿Cuándo se debe abonar el dinero de una finca?
En WOW FINCA, el 30 % tras aceptar la oferta y el resto como muy tarde ocho semanas antes de la llegada. La fianza se gestiona por separado y se deposita al llegar.
¿Cuándo se reciben los documentos de viaje?
Como muy tarde una semana antes de la llegada. En ellos se indica cómo entrar en la casa y quién será vuestro contacto en el lugar.
¿Hasta cuándo se puede pedir la compra para la finca?
En el WOW MART hasta un día antes de la llegada. La compra se entrega después en la finca.
La etapa 1 dura cinco minutos: ver fincas para grupos y solicitar información sin compromiso.
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