Gästeregistrierung in Spanien: Warum eure Finca nach dem Ausweis fragt

Was die Gästeregistrierung ist

Spanien verlangt seit Jahrzehnten, dass Unterkünfte ihre Gäste melden. Grundlage ist das Gesetz zur öffentlichen Sicherheit, die Ley Orgánica 4/2015. Früher reichte ein Meldezettel mit Name, Ausweisnummer und Anreisedatum. Mit dem neuen Königlichen Dekret 933/2021 wurde daraus ein digitales Register: Die Daten laufen über die Plattform SES.HOSPEDAJES des Innenministeriums, und zwar spätestens 24 Stunden nach Buchung, Stornierung oder Check-in.

Die Regel gilt für alle, die gewerblich Unterkünfte anbieten: Hotels, Hostels, Campingplätze, Agroturismos, Ferienwohnungen und Ferienhäuser, also auch jede legal vermietete Finca. Dieselbe Verordnung betrifft übrigens auch Mietwagenfirmen. Wenn ihr am Flughafen also noch einmal nach Führerschein und Adresse gefragt werdet, ist das derselbe Grund.

Welche Daten abgefragt werden

Für jeden Gast:

• Vorname, Nachname(n), Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit
• Art und Nummer des Ausweisdokuments, also Personalausweis oder Reisepass
• vollständige Wohnadresse
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• bei Minderjährigen: das Verwandtschaftsverhältnis zum begleitenden Erwachsenen

Dazu kommen Angaben zum Vertrag: Buchungsreferenz, An- und Abreisedatum, Zahl der Gäste, Angaben zur Unterkunft und zur Zahlung, etwa die Zahlungsart. Das ist der Teil, der viele überrascht und der in Spanien selbst heftig umstritten ist.

Kinder: Auch sie werden erfasst, mit Name, Geburtsdatum und dem Verhältnis zu den Erwachsenen. Eine Ausweisnummer wird in der Regel erst ab 14 Jahren verlangt. Einen eigenen Ausweis brauchen Kinder für die Reise ohnehin, das steht auch in unserer Packliste für die Finca.

Warum das so ist

Offiziell dient das Register der Sicherheit, vor allem der Bekämpfung von Terrorismus und organisierter Kriminalität. Hotelverbände und Vermieter haben dagegen protestiert, weil die Datenmenge groß und der Aufwand hoch ist. Im Juni 2026 hat die EU-Kommission nach Angaben des spanischen Hotelverbands CEHAT ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Spanien eingeleitet, weil sie die Speicherung für unverhältnismäßig hält. Abgeschafft ist die Pflicht damit nicht. Bis Spanien etwas ändert, gilt sie weiter.

Für euch heißt das: Wenn ein Gastgeber nach euren Daten fragt, ist das kein Misstrauen. Ein Haus, das gar nicht fragt, sollte euch eher nachdenklich machen. Woran ihr eine legal vermietete Finca erkennt, steht in unserem Beitrag über die Ferienvermietungslizenz auf Mallorca.

Wer haftet, wenn etwas fehlt

Der Gastgeber. Wer die Daten zu spät oder unvollständig meldet, riskiert nach dem Sicherheitsgesetz ein Bußgeld von 100 bis 600 Euro, wer gar nicht meldet oder falsche Daten weitergibt, deutlich mehr: bis zu 30.000 Euro. Deshalb sind Vermieter bei diesem Thema konsequent. Und deshalb kann es passieren, dass ein Haus den Schlüssel erst übergibt, wenn die Daten vollständig sind.

Die Daten bleiben drei Jahre gespeichert und müssen danach gelöscht werden. Für den Umgang mit euren Daten gilt außerdem die europäische Datenschutz-Grundverordnung. Ihr habt also Anspruch darauf zu erfahren, was mit ihnen passiert.

So macht ihr es euch leicht

1. Vor der Reise sammeln. Wie genau die Daten erfasst werden, hängt vom Haus ab: oft per Online-Formular vor der Anreise, manchmal beim Check-in. Ihr erfahrt es rechtzeitig.
2. Bei Gruppen: eine Person sammelt. Wer für zwölf Leute bucht, sollte die Daten nicht am Ankunftsabend zusammensuchen. Fragt früh, am besten gleich mit der Anzahlung. Mehr zur Organisation lest ihr unter Gruppenreise organisieren.
3. Keine Ausweisfotos in den Gruppenchat. Daten gehören in das Formular, nicht in eine WhatsApp-Gruppe mit 15 Leuten.
4. Ausweise prüfen. Abgelaufen ist abgelaufen, auch beim Kind. Ein gültiger Personalausweis reicht für Mallorca, ein Reisepass auch.
5. Änderungen melden. Kommt jemand später, fällt jemand aus oder reist ein Gast früher ab, sagt Bescheid. Auch das muss gemeldet werden.

Was am Anreisetag sonst wichtig ist, von Schlüsselübergabe bis Mindestaufenthalt, steht in Anreisetag, Mindestaufenthalt, Check-in. Die Touristensteuer ist übrigens ein eigenes Thema: Ecotasa auf Mallorca.